Bij besluit van 1 juni 1999 van de Vlaamse minister van Cultuur, Gezin en Welzijn, werd het huishoudelijk reglement van de Adviserende Beroepscommissie inzake gezins- en welzijnsaangelegenheden vastgesteld. (B.S.14.IX.1999)
I. Algemene bepalingen
II. De commissie
III. De kamer(s)
IV. Presentiegelden en vergoedingen
V. Het secretariaat
VI. Slotbepalingen
Artikel 1.
Voor de toepassing van dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder :
Decreet : het decreet van 15 juli 1997 houdende oprichting van een Gezins- en Welzijnsraad en van een Adviserende Beroepscommissie inzake gezins- en welzijnsaangelegenheden;
Besluit : het besluit van de Vlaamse regering van 15 september 1998 betreffende de Adviserende Beroepscommissie inzake gezins- en welzijnsaangelegenheden;
Gezins- en Welzijnsaangelegenheden : het geheel van aangelegenheden bedoeld in artikel 5, §1, II, 1 en 2 tot 7 van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 en de latere wijzigingen;
Minister : de Vlaamse minister, bevoegd voor bijstand aan personen;
Commissie : de adviserende beroepscommissie inzake gezins- en welzijnsaangelegenheden zoals bedoeld in artikel 13 van het decreet;
Kamer : een kamer zoals bedoeld in artikel 13 van het besluit;
Administratie : de administratie Gezin en Maatschappelijk Welzijn;
Openbare instelling : de instelling Kind en Gezin of het Vlaams Fonds voor Sociale Integratie van Personen met een Handicap;
Lid : een persoon die deel uitmaakt van de commissie of van een kamer;
Art. 2. Principes.
Advies : de definitieve schriftelijke neerslag van het standpunt over een beroeps-, bezwaar- of verweerschrift zoals die door de commissie wordt goedgekeurd en aan de minister en de administratie/openbare instelling wordt gerapporteerd. Een advies moet met redenen omkleed zijn.
Afwijkend standpunt : een standpunt dat afwijkt van het advies zoals goedgekeurd door de commissie of kamer. Indien het betrokken lid/leden erom verzoekt/verzoeken, wordt dit afwijkend standpunt uitdrukkelijk in het advies vermeld. Een afwijkend standpunt moet met redenen omkleed zijn.
Vertrouwelijkheid : de vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.
De beraadslagingen, de verslagen en alle andere documenten van de commissie en kamer(s) zijn vertrouwelijk voor alle leden.
Het is aan de leden niet toegestaan op eigen initiatief bijkomende informatie over bepaalde dossiers in te winnen.
Uitnodigingen van de leden :
Behoudens dringende noodzaak worden de uitnodigingen ten laatste 8 dagen vóór de datum van de vergadering verstuurd (zowel aan de plaatsvervangende als de effectieve leden).
De uitnodigingen vermelden de plaats, datum en uur van de vergadering. Ze bevatten tevens de agendapunten van de vergadering, de essentiële stukken die betrekking hebben op de te behandelen dossiers en het verslag van de vorige vergadering. Het volledig dossier ligt ter inzage op het secretariaat.
Aanwezigheden :
De aanwezigen ondertekenen een presentielijst.
Verontschuldigingen worden schriftelijk, hetzij per brief, hetzij per fax, hetzij per e-mail aan het secretariaat meegedeeld ten laatste drie dagen vóór de vergadering.
Ingeval een lid zich verontschuldigt, wordt door het secretariaat een plaatsvervangend lid opgeroepen.
Wanneer een lid in extremis verhinderd is, dient het zich de dag van de vergadering per fax, spoedbestelling of e-mail te verontschuldigen opdat de verontschuldiging als geldig kan worden beschouwd, tenzij fysieke overmacht kan worden aangetoond.
Externe communicatie :
De voorzitter van de commissie of een door hem aangeduide plaatsvervanger treedt op als enige woordvoerder van de commissie.
Onverenigbaarheid :
Het lid dat een belang heeft bij een bij de commissie aanhangig gemaakt beroeps-, bezwaar- of verweerschrift, is ertoe verplicht zich te onthouden bij de adviesverlening over dit beroeps-, bezwaar- of verweerschrift.
Art. 3. Voorzitterschap.
De voorzitter van de commissie, of zijn vervanger zit de commissievergaderingen voor en waakt over de naleving van het huishoudelijk reglement.
Art. 4. Werking.
De voorzitter bepaalt de datum en de agenda van de vergadering in overleg met het secretariaat, rekening houdend met de binnengekomen dossiers ter advisering en met inachtneming van de termijnen zoals voorgeschreven in art. 7, § 3 van het besluit.
Bij hoogdringendheid kan een punt aan de agenda van de vergadering worden toegevoegd wanneer de commissie daar eensgezind mee instemt, zoniet wordt het op de volgende vergadering geagendeerd.
Art. 5. Deskundigen.
De commissie kan een beroep doen op deskundigen. (art.9, § 3 van het besluit)
Deze deskundigen nemen deel aan de beraadslagingen met raadgevende stem en dienen zich te houden aan de bepalingen van het huishoudelijk reglement.
Art. 6. Relatie met de administratie/VOI's.
De beroepscommissie krijgt van de administratie alle informatie die ze meent nodig te hebben voor het uitbrengen van haar advies (artikel 14, § 4, van het decreet).
In die zin kan de commissie een beroep doen op een personeelslid van de administratie of van de bevoegde openbare instelling om tijdens de vergadering een dossier toe te lichten waarop het behandelende beroeps-, bezwaar- of verweerschrift betrekking heeft. Dit personeelslid neemt niet deel aan de beraadslagingen.
De uitnodiging voor de vergadering wordt tenminste acht dagen vóór datum aan de administratie/instelling verstuurd.
Art. 7. Procedure.
Voor ieder beroepsdossier dat door de administratie/instelling aan de commissie wordt voorgelegd, zendt het secretariaat een ontvangstmelding aan de indiener, tenminste acht dagen vóór de datum van de zitting waarop het beroepsschrift zal worden behandeld.
De ontvangstmelding wordt aan betrokkene betekend bij aangetekende brief.
Art. 8. Beraadslagen en stemmen.
Beraadslagen en stemmen gebeurt overeenkomstig de bepalingen van artikel 8 van het besluit.
Enkel de voorzitter, de ondervoorzitter, de overige leden of hun plaatsvervangers zijn stemgerechtigd.
De commissie kan alleen geldig beraadslagen en stemmen als tenminste de voorzitter of de ondervoorzitter en drie leden, of hun plaatsvervangers, aanwezig zijn (artikel 8,§1, 2° lid van het besluit).
Indien dit quorum niet wordt bereikt worden de beraadslaging en de stemming verdaagd naar de volgende vergadering. Mits akkoord van de aanwezige partijen kunnen zij tijdens deze zitting toch gehoord worden door de aanwezige commissieleden.
Art. 9. Ondertekening.
De adviezen worden ondertekend door de voorzitter of zijn vervanger en de secretaris.
De verslagen van de commissievergaderingen worden, na goedkeuring, ondertekend door de voorzitter.
De uitnodigingen voor de vergaderingen worden ondertekend door de secretaris in opdracht van de voorzitter.
Art. 10. Openbaarheid van de adviezen.
De adviezen van de commissie zijn openbaar na rapportering aan de minister en de administratie/openbare instelling.
Art. 11. Oprichting, samenstelling en deelname.
Wanneer één of meerdere kamers worden opgericht conform de bepalingen van het besluit, zijn alle bepalingen van het huishoudelijk reglement ook van toepassing op de werking van deze kamers, behalve anders luidende bepalingen.
Als de commissie beslist één of meerdere kamers op te richten, wordt aan deze kamer(s) een welomschreven opdracht meegegeven waarin de draagwijdte, de output en de timing van de opdracht nauwkeurig wordt beschreven.
Minstens één lid van een kamer moet tevens lid zijn van de commissie.
De goedgekeurde verslagen van de vergaderingen worden eveneens, ter informatie, aan de leden en plaatsvervangende leden van de commissie toegestuurd.
Art. 12. Presentiegelden en vergoedingen.
Presentiegelden en vergoedingen zullen worden toegekend conform artikel 3 van het besluit van de Vlaamse regering d.d. 14-12-83 houdende sommige maatregelen tot harmonisatie van de werking en van de presentiegelden en vergoedingen van adviesorganen.
Art. 13. Activiteiten.
Alle officiële briefwisseling met de commissie wordt gericht aan het secretariaat t.a.v. de daartoe aangewezen ambtenaar.
Het secretariaat staat onder de verantwoordelijkheid van de secretaris.
Het secretariaat verzorgt de verzending van de uitnodigingen en alle andere documenten.
Het secretariaat maakt het verslag van de vergaderingen van de commissie en de kamer(s).
Art. 14. Wijzigingen van het huishoudelijk reglement.
Wijzigingen en/of aanvullingen van het huishoudelijk reglement kunnen door elk lid van de commissie worden voorgesteld en worden aanvaard als ze worden goedgekeurd door minstens vijf leden of plaatsvervangende leden.
Wijzigingen en/of aanvullingen van het huishoudelijk reglement worden ondertekend door de voorzitter en de ondervoorzitter. Ze worden van kracht na vaststelling door de minister.
Dit huishoudelijk reglement is goedgekeurd door de Commissie op 28 mei 1999.
Georges Vankersschaever,
voorzitter.
Stefan Van Eekert,
ondervoorzitter.
Patrick Van Der Stricht,
secretaris.